GUIDE PRATIQUE
Recevoir un compte rendu de son activité
Rassemblez les demandes et leur statut dans un récapitulatif régulier. Un premier bilan peut fonctionner avec un tableau et Make, sans service d’IA supplémentaire.
1. Choisir trois indicateurs utiles
Par exemple : nouvelles demandes, dossiers à traiter et dossiers terminés. Définissez précisément chaque statut et la période couverte. Ne mélangez pas les demandes reçues avec les ventes effectivement réalisées.
2. Nettoyer la source
Utilisez des dates et statuts cohérents dans votre tableau. Vérifiez les lignes vides, les doublons et les identifiants manquants. Un bilan automatique reproduira les erreurs présentes dans la source.
3. Lire et regrouper les données
Dans Make, récupérez les lignes correspondant à la période, puis regroupez et comptez les éléments selon vos indicateurs. Contrôlez les limites de lecture du connecteur pour ne pas oublier une partie des lignes.
4. Mettre en forme le bilan
Créez un message court avec la période, les trois indicateurs et un lien vers la source. Prévoyez aussi le cas où aucune nouvelle demande n’est reçue. Envoyez d’abord ce bilan uniquement à votre propre adresse.
5. Comparer au calcul manuel
Sur une période connue, comptez les lignes à la main et comparez. Contrôlez le fuseau horaire et les bornes de dates. Une fois le résultat juste, activez la fréquence souhaitée et vérifiez régulièrement les premières exécutions.
EXEMPLE DÉTAILLÉ
Exemple : le bilan hebdomadaire des demandes
Ce bilan décrit des demandes, pas du chiffre d’affaires. Choisissez une période fermée à gauche et ouverte à droite : à partir du lundi 00:00 inclus, jusqu’au lundi suivant 00:00 exclu. Cette convention évite de compter deux fois une demande à la frontière des semaines.
| Indicateur | Définition de l’exemple |
|---|---|
| Demandes reçues | Date de réception située dans la semaine sélectionnée |
| À traiter dans ce lot | Parmi ces demandes, statut « À traiter » au moment du bilan |
| Terminées dans ce lot | Parmi ces demandes, statut « Terminé » au moment du bilan |
Préparez cinq lignes fictives avec trois statuts : deux à traiter, deux terminées et une en cours. Placez leurs dates dans la même semaine et ajoutez une sixième ligne hors période. Le résultat de référence sera cinq reçues, deux à traiter et deux terminées. La ligne en cours explique pourquoi les deux derniers compteurs ne totalisent pas cinq.
Récupérez les lignes de la période et contrôlez la limite de résultats du module. Une limite trop basse donnerait un bilan partiel même sans erreur visible. Regroupez les résultats dans un agrégateur et gardez les champs nécessaires au calcul. Vérifiez que l’agrégateur couvre bien l’ensemble de la recherche.
Composez un message avec la période, les trois nombres et un lien vers la source. Testez aussi une semaine vide : le scénario doit produire des zéros ou un message explicite, plutôt qu’un silence ambigu. Le paramétrage d’arrêt sur agrégation vide peut modifier ce comportement.
Envoyez les premiers bilans uniquement à vous-même et rapprochez les chiffres du tableau. Lorsque les valeurs concordent, choisissez une planification hebdomadaire et gardez une vérification régulière. Pour mesurer les dossiers réellement clôturés pendant la semaine, ajoutez plus tard une date de clôture : le seul statut actuel ne suffit pas.
Contrôles avant activation
Ces résultats sont à vérifier dans votre compte : il ne s’agit pas de tests déjà réalisés par BizPratico.
| Cas de test | Résultat attendu |
|---|---|
| Jeu de six lignes décrit ci-dessus | 5 reçues, 2 à traiter, 2 terminées |
| Aucune ligne sur la période | Bilan vide explicite, sans échec masqué |
| Date exactement au début de la semaine suivante | Exclue de la semaine analysée |
Si le résultat ne correspond pas
Un total trop faible peut venir de la limite de lecture ou d’une date stockée comme texte. Des résultats doublés peuvent venir d’une source avec plusieurs lignes par demande. Corrigez les données et comparez de nouveau au décompte manuel avant d’utiliser le bilan pour décider.
Sources officielles
Passer à la pratique
Ce guide décrit un parcours à configurer dans votre propre compte. Les libellés et fonctions peuvent varier selon votre formule.